Preismodelle bei Lohnsoftware: Pro Abrechnung, pro Kopf oder Pauschale?
Welche Preismodelle Lohnabrechnungssoftware nutzt, wie Sie Angebote auf Jahreskosten umrechnen und woran Sie teure Konstruktionen früh erkennen.
Lohnabrechnungssoftware wird in Deutschland meist nach einem von vier Modellen berechnet: Preis pro Abrechnung, Preis pro Mitarbeitenden und Monat, Pauschale mit Mitarbeiterstaffel oder Lizenz mit Wartungsvertrag. Welches Modell günstiger ist, hängt von Ihrer Betriebsgröße und von der Zahl der Abrechnungsmonate ab. Entscheidend ist nicht der niedrigste Einzelpreis, sondern die Jahressumme über alle Bestandteile. Dieser Guide zeigt, wie Sie Angebote vergleichbar machen, ohne dass wir konkrete Anbieterpreise nennen müssen, denn diese ändern sich laufend.
Die vier gängigen Preismodelle
Preis pro Abrechnung
Sie zahlen für jede erstellte Entgeltabrechnung einen festen Betrag, manchmal zusätzlich eine Grundgebühr. Das Modell ist transparent und eignet sich für Betriebe mit schwankender Mitarbeiterzahl. Es ist weniger günstig, wenn viele Minijobber mit niedrigen Gehältern abgerechnet werden, denn der Abrechnungspreis hängt nicht von der Gehaltshöhe ab.
Preis pro Mitarbeitenden und Monat
Hier wird häufig ein Staffelpreis verwendet: Je mehr Beschäftigte, desto geringer der Preis pro Kopf. Das Modell ist planbar. Prüfen Sie, ob auch ausgeschiedene Personen, die noch eine Abrechnung bekommen, mitgezählt werden, etwa im Austrittsmonat.
Pauschale nach Größenklasse
Manche Anbieter bieten Pakete wie „bis 5 Beschäftigte“ oder „bis 20 Beschäftigte“ zu einem festen Monatspreis an. Das ist bequem, kann aber teuer sein, wenn Sie knapp über einer Stufengrenze liegen. Fragen Sie nach dem Stufenwechsel: Gilt die neue Stufe sofort oder erst zum nächsten Vertragsjahr?
Lizenz mit Wartungsvertrag
Bei installierter Software zahlen Sie einmalig oder jährlich für die Lizenz und zusätzlich für Updates. Die Wartung ist wichtig, weil sich Beitragssätze, Meldeverfahren und Steuerregeln häufig ändern. Ohne Wartung ist die Software im Zweifel schnell nicht mehr rechtssicher einsetzbar.
Preisbestandteile, auf die Sie achten sollten
| Bestandteil | Typische Frage | Warum relevant |
|---|---|---|
| Grundgebühr | Pro Monat oder pro Jahr? Inklusive wie vieler Abrechnungen? | Fixkosten fallen unabhängig von der Nutzung an |
| Preis pro Abrechnung | Gilt der Preis auch für Minijobs? | Kann bei vielen Kleinstfällen dominieren |
| Einrichtung | Einmalig oder pro Mandant? | Wird oft erst bei Vertragsabschluss genannt |
| Module | Meldewesen, Zeiterfassung, Reisekosten? | Kerngeschäft ist manchmal ein Zusatzmodul |
| Support | Telefon inklusive oder kostenpflichtig? | Wichtig bei Abrechnungsfristen |
| Jahresabschluss und Bescheinigungen | Im Preis enthalten? | Jahresarbeiten können extra kosten |
| Vertragslaufzeit | Monatlich, jährlich oder mehrjährig? | Beeinflusst die Wechselmöglichkeit |
Beispielrechnung: Drei Modelle im Vergleich
Alle Zahlen sind ein illustratives Beispiel und keine aktuellen Preise. Ein Betrieb hat zehn Beschäftigte, davon zwei Minijobber, und rechnet zwölf Monate ab. Das ergibt 120 Abrechnungen pro Jahr.
- Modell Abrechnung: 180 € Grundgebühr pro Jahr plus 2,50 € je Abrechnung. Rechnung: 180 € + 120 × 2,50 € = 480 €.
- Modell Pro-Kopf: 4 € pro Person und Monat. Rechnung: 10 × 12 × 4 € = 480 €.
- Modell Pauschale: 45 € pro Monat bis 10 Beschäftigte. Rechnung: 45 € × 12 = 540 €.
Die ersten beiden Modelle landen zufällig gleich. Stellt der Betrieb im Laufe des Jahres zwei weitere Personen ein, steigt Modell 1 auf 480 € + 2 × 6 × 2,50 € = 510 €, Modell 2 auf 480 € + 2 × 6 × 4 € = 528 €, und Modell 3 springt womöglich in die nächste Stufe. Rechnen Sie deshalb auch ein Wachstumsszenario durch.
So machen Sie Angebote vergleichbar
- Legen Sie Ihre Ausgangsdaten fest: Zahl der Beschäftigten, Zahl der Minijobs, Abrechnungsmonate, Besonderheiten.
- Fordern Sie bei jedem Anbieter eine schriftliche Auflistung aller Preisbestandteile an, inklusive Module, die Sie benötigen.
- Rechnen Sie auf Jahreskosten um, mit und ohne Wachstum.
- Rechnen Sie Einmalkosten auf die erwartete Nutzungsdauer um. Bei drei Jahren Nutzung verteilen Sie sie auf 36 Monate.
- Prüfen Sie Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen und Preisanpassungsklauseln.
Der Kostenrechner übernimmt die Rechenarbeit: Sie tragen Abrechnungen pro Jahr, die untere und obere Preisannahme sowie Ihre Fixkosten ein und erhalten eine Spanne.
Netto, brutto und Umsatzsteuer
Geschäftskundenpreise werden häufig netto genannt. Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, ist die Umsatzsteuer für Sie ein durchlaufender Posten. Sind Sie das nicht, etwa weil Sie umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, müssen Sie mit Bruttopreisen rechnen. Das ist ein häufiger Rechenfehler, wenn Betriebe mit unterschiedlichen Steuerstatus Angebote vergleichen. Klären Sie Ihren Status im Zweifel mit der Steuerkanzlei.
Verhandlungsspielraum und Rabatte
Manche Anbieter gewähren Einführungsrabatte im ersten Jahr. Rechnen Sie daher die Kosten ab dem zweiten Jahr gesondert aus, denn dann gilt oft der volle Preis. Fragen Sie außerdem nach Preisbindung: Wird der Preis für ein oder zwei Jahre garantiert, oder darf der Anbieter jederzeit anpassen? Preisanpassungsklauseln finden Sie in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Lesen Sie diesen Teil bewusst.
Wann Sie professionelle Hilfe brauchen
Bei komplexen Verträgen, etwa mit mehreren Gesellschaften oder Konzernstrukturen, lohnt sich eine kurze Prüfung durch Steuerkanzlei oder Rechtsberatung. Ein Lizenzvertrag für Software ist Geschäftsrecht, und Haftungsklauseln wirken sich später aus.
Häufige Fragen
Ist pro Abrechnung oder pro Kopf günstiger?
Das lässt sich pauschal nicht sagen. Bei konstanter Beschäftigtenzahl sind beide Modelle oft ähnlich. Bei stark schwankender Belegschaft oder vielen Aushilfen kann das Abrechnungsmodell fairer sein. Rechnen Sie beide mit Ihren Zahlen durch.
Sind Preise für Minijobber niedriger?
Manche Anbieter berechnen Minijobs günstiger, andere gleich teuer. Fragen Sie danach, wenn Sie viele Minijobs haben. Mehr dazu im Guide Minijob und Midijob abrechnen.
Darf der Anbieter die Preise während der Laufzeit erhöhen?
Das richtet sich nach dem Vertrag. Preisanpassungsklauseln sind in vielen Verträgen enthalten. Prüfen Sie die Regelung vor Vertragsabschluss und halten Sie Fristen für Sonderkündigungen fest.
Quellen und weiterführende Informationen
- Verbraucherzentrale Bundesverband — allgemeine Informationen zu Vertragslaufzeiten und Preisanpassungen
- Bundesministerium der Finanzen — Informationen zur Umsatzsteuer und zum Vorsteuerabzug
- ELSTER — Informationen zur Lohnsteuer-Anmeldung
