Vergleich: Wege zur Lohnabrechnung
Software, Steuerkanzlei, Lohnbüro, Excel und HR-Suite im Überblick nach Kriterien.
Die Tabelle vergleicht Lösungstypen und keine einzelnen Anbieter. Ob eine Option passt, hängt von Mitarbeiterzahl, Sonderfällen, Zeit und Know-how ab. Preise nennen wir bewusst nicht, weil sie je nach Anbieter, Leistungsumfang und Region stark schwanken. Fordern Sie Angebote an und rechnen Sie mit den Rechnern unter Tools nach.
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| Lösungstyp | So funktioniert es | Gut geeignet für | Darauf achten |
|---|---|---|---|
| Eigene Lohnsoftware (Cloud) | Sie erfassen Daten selbst im Browser, der Anbieter pflegt Gesetzesänderungen und Meldewege. | Betriebe mit laufenden Abrechnungen und wenig Sonderfällen | Preismodell, Datenschutz und AV-Vertrag, Datenexport bei Kündigung |
| Eigene Lohnsoftware (installiert) | Programm läuft lokal, Updates werden eingespielt, Daten liegen im eigenen Bestand. | Betriebe mit eigener IT und hohem Kontrollbedarf | Update-Disziplin, Datensicherung, Kosten für Versionswechsel |
| Abrechnung durch die Steuerkanzlei | Sie liefern Stammdaten und Bewegungsdaten, die Kanzlei rechnet ab und meldet. | Kleine Betriebe, seltene Abrechnungen, viele Sonderfälle | Abrechnung pro Fall, Abgabetermine, Kommunikationsaufwand |
| Externes Lohnbüro oder Dienstleister | Ein spezialisierter Dienstleister übernimmt Abrechnung und oft Meldewesen. | Wachsende Betriebe ohne Personalabteilung | Vertragsinhalt, Haftung, Reaktionszeiten, Datenschutz |
| Tabellenkalkulation | Berechnung mit selbst gebauten Formeln und manueller Übertragung in Meldeportale. | Allenfalls Vorplanung und Kontrollrechnungen | Fehleranfälligkeit, Zertifizierung, Nachweis- und Prüfungsfähigkeit |
| HR-Suite mit Lohnmodul | Personalakte, Abwesenheit und Abrechnung in einem System oder mit Lohnschnittstelle. | Betriebe mit vielen Personalprozessen | Oft Lohn nur als Schnittstelle zu einer anderen Lösung, Gesamtpreis prüfen |
| Minijob-Zentrale und amtliche Ausfüllhilfen | Anmeldung und Haushaltsscheck für Minijobs, teils kostenfrei. | Privathaushalte und einzelne Minijobs | Nur begrenzter Funktionsumfang, keine Vollabrechnung |
| Hybridmodell | Laufende Abrechnung selbst, Sonderfälle und Jahresarbeiten über die Steuerkanzlei. | Betriebe, die Kontrolle und Entlastung verbinden wollen | Schnittstelle zur Kanzlei, klare Aufgabenteilung |
Die Einordnung ist eine Orientierung. Gesetzliche Pflichten des Arbeitgebers bestehen unabhängig davon, wer die Abrechnung technisch erstellt: Die Verantwortung für korrekte Entgeltabrechnung und fristgerechte Meldungen bleibt beim Arbeitgeber.
Aktuelle Rechengrößen und Meldepflichten finden Sie bei der Minijob-Zentrale, im ELSTER-Portal der Finanzverwaltung und beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Fragen zur Beauftragung der Steuerberatung beantwortet die Bundessteuerberaterkammer.