Cloud oder Desktop: Welche Lohnsoftware passt zu Ihrem Betrieb?

Cloud-Lohnsoftware läuft im Browser auf Servern des Anbieters, Desktop-Software wird auf Ihrem Rechner oder Server installiert. Für die meisten kleinen Betriebe ist die Cloud-Variante bequemer, weil Updates, Sicherungen und Meldewege vom Anbieter betreut werden. Desktop-Lösungen bieten mehr Kontrolle über die Datenhaltung, verlangen aber Pflege und Disziplin. Welche Variante passt, hängt von IT-Ausstattung, Datenschutzanforderungen und Arbeitsweise ab. Dieser Guide vergleicht beide sachlich.

Cloud-Lohnsoftware

Bei Cloud-Lösungen greifen Sie per Browser oder App auf die Software zu. Die Daten liegen bei dem Anbieter oder bei einem von ihm beauftragten Rechenzentrum.

Vorteile:

Keine Installation, Zugriff von mehreren Standorten
Updates für Gesetzesänderungen werden zentral eingespielt
Datensicherung gehört meist zum Angebot
Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei oft einfacher
Planbare Abo-Kosten

Nachteile:

Abhängigkeit vom Anbieter und von der Internetverbindung
Datenschutzpflichten bei Auftragsverarbeitung
Laufende Kosten, auch wenn Sie wenig nutzen
Datenexport bei Vertragsende muss geklärt sein

Desktop-Lohnsoftware

Bei installierter Software läuft das Programm lokal. Updates für Steuer- und Beitragssätze müssen Sie einspielen.

Vorteile:

Daten bleiben in Ihrer Umgebung
Unabhängigkeit von der Internetverbindung bei der Berechnung (für Meldungen ist sie trotzdem nötig)
Teilweise Einmal- oder Jahreslizenz

Nachteile:

Sie sind für Sicherung, Updates und Zugriffsschutz selbst verantwortlich
Versionswechsel können Kosten verursachen
Zugriff von außen aufwendig
Bei Rechnerausfall ist ohne Datensicherung alles verloren

Gegenüberstellung nach Kriterien

Kriterium	Cloud	Desktop
Updates	Durch Anbieter	Durch Sie einzuspielen
Datensicherung	Meist durch Anbieter	Eigene Verantwortung
Datenschutz	AV-Vertrag nötig	Eigene Verantwortung für Technik
Zugriff	Von überall, bei Berechtigung	Meist am Arbeitsplatz
Kostenstruktur	Laufende Gebühren	Lizenz plus Wartung
Schnittstellen	Oft Online-Anbindungen	Teils Dateiaustausch
IT-Aufwand	Gering	Höher

Datenschutz in der Cloud

Gehaltsdaten sind besonders schutzbedürftig. Bei Cloud-Lösungen verarbeitet der Anbieter Daten in Ihrem Auftrag. Das erfordert in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Prüfen Sie, wo die Daten gespeichert werden, welche Unterauftragnehmer eingesetzt werden, wie die Verschlüsselung funktioniert und ob Zwei-Faktor-Anmeldung möglich ist. Hinweise der Aufsichtsbehörden finden Sie beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und bei den Landesdatenschutzbehörden. Mehr dazu im Guide Datenschutz bei Lohnsoftware.

Beispielrechnung: Drei Jahre Kosten

Diese Zahlen sind rein illustrativ. Ein Betrieb mit fünf Beschäftigten (60 Abrechnungen pro Jahr) vergleicht:

Cloud: 5 € pro Monat Grundgebühr plus 2,50 € je Abrechnung. Pro Jahr: 60 € + 60 × 2,50 € = 210 €. Drei Jahre: 630 €.
Desktop: Lizenz 250 € pro Jahr inklusive Updates, dazu 40 € pro Jahr für Datensicherung (Speichermedium, Cloud-Backup). Pro Jahr: 290 €. Drei Jahre: 870 €.

In diesem Beispiel ist die Cloud günstiger, doch bei 15 Beschäftigten (180 Abrechnungen) verschiebt sich das Bild: Cloud 60 € + 180 × 2,50 € = 510 €, Desktop 290 € bei gleicher Lizenz. Auch die interne Zeit für Updates ist bei Desktop höher anzusetzen. Mit dem Kostenrechner können Sie solche Szenarien mit Ihren Zahlen prüfen.

Hybride und weitere Formen

Es gibt Zwischenformen: Desktop-Programme mit Online-Anbindung für Meldungen, Cloud-Lösungen mit lokalem Datenexport, oder Software, die in einer privaten Cloud auf eigenem Server betrieben wird. Auch Lohnmodule von HR-Plattformen laufen meist in der Cloud, siehe HR-Suite oder Lohnsoftware.

Entscheidungshilfe

Haben Sie IT-Know-how oder einen Dienstleister, der Updates und Sicherung übernimmt? Dann ist Desktop eine Option.
Arbeiten mehrere Personen oder Standorte mit den Daten? Dann spricht vieles für Cloud.
Haben Sie besondere Anforderungen an die Datenhaltung, etwa durch Kundenvorgaben? Dann klären Sie Serverstandort und Verträge sehr genau.
Wie wichtig sind Ihnen planbare laufende Kosten gegenüber Einmalkosten?

Sicherheit im Alltag

Unabhängig von der Form gilt: Verwenden Sie starke Passwörter, begrenzen Sie Zugriffe auf befugte Personen, sichern Sie regelmäßig und testen Sie die Wiederherstellung. Schulen Sie Beschäftigte im Umgang mit Phishing, denn Gehaltsdaten sind ein beliebtes Ziel. Melden Sie Datenschutzverletzungen im Zweifel an die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb der gesetzlichen Frist.

Wann Sie fachlichen Rat einholen sollten

Bei Unsicherheit über Verträge mit Cloud-Anbietern, Drittlandübermittlung oder technische Schutzmaßnahmen kann die Beratung durch Datenschutzbeauftragte oder IT-Fachleute sinnvoll sein.

Ausfallsicherheit und Notfallplan

Beide Betriebsformen brauchen einen Plan für den Ernstfall. Bei Cloud-Lösungen fragen Sie, wie der Anbieter Ausfälle behandelt, ob es Wartungsfenster gibt und wie schnell Daten nach einer Störung wiederhergestellt werden. Für Abrechnungstage mit knappen Fristen, etwa kurz vor der Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge, ist das besonders wichtig. Bei Desktop-Lösungen testen Sie regelmäßig, ob eine Sicherung sich wirklich zurückspielen lässt. Eine Sicherung, die nie getestet wurde, ist im Ernstfall oft wertlos. Legen Sie außerdem fest, wer im Urlaubs- oder Krankheitsfall des zuständigen Mitarbeitenden die Abrechnung übernimmt und ob diese Vertretung Zugriff auf Software und Zugangsdaten hat. Dokumentieren Sie Passwörter und Zertifikate für die elektronische Übermittlung an einem sicheren Ort, damit Meldungen nicht an fehlenden Zugangsdaten scheitern.

Häufige Fragen

Ist Cloud-Lohnsoftware in Deutschland erlaubt?

Ja, wenn Datenschutz- und Vertragsanforderungen erfüllt sind, insbesondere die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

Muss ich bei Desktop-Software selbst Updates einspielen?

Ja, im Regelfall. Planen Sie dafür feste Zeiten ein, besonders zum Jahreswechsel und bei unterjährigen Änderungen.

Kann ich von Desktop auf Cloud wechseln?

Ja. Voraussetzung ist ein Datenexport und ein sauberer Import in die neue Lösung. Der Ablauf entspricht dem im Guide Lohnsoftware wechseln.

Quellen und weiterführende Informationen

Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit — Informationen zur DSGVO und zur Auftragsverarbeitung
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik — Hinweise zur IT-Sicherheit und zu Cloud-Diensten
Datenschutzkonferenz — Orientierungshilfen der deutschen Aufsichtsbehörden